1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов, назначается на должность, перемещается и освобождается от нее приказом директора Товарищества с ограниченной ответственностью «___________» (далее – «Компания»).

1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее ______________ образование и стаж работы по специальности _________.

1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно директору Компании.

1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

действующим законодательством Республики Казахстан;

Уставом Компании;

правилами внутреннего трудового распорядка;

приказами и распоряжениями директора Компании;

внутренними нормативными актами Компании;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Офис-менеджер должен знать:

структуру Компании, направления ее деятельности;

организацию делопроизводства, схемы документооборота;

правила и стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;

правила эксплуатации организационной, копировальной и вычислительной техники;

деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.6. Во время отсутствия офис-менеджера его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него функций.

2.ФУНКЦИИ

На офис-менеджера возлагаются следующие функции:

2.1. Административная поддержка деятельности Компании.

2.2. Выполнение поручений директора Компании при осуществлении последним профессиональной деятельности.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций офис-менеджер исполняет следующие обязанности:

3.1.Осуществлять:

прием документов и личных заявлений на подпись директора Компании;

работу с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение документов;

организацию получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

работу с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учет, хранение документов;

по поручению директора подготовку проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

по поручению директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

3.2.Осуществлять прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для директора информации в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения.

3.3.Осуществлять организацию встреч посетителей и гостей Компании.

3.4.Обеспечивать жизнедеятельность офиса:

заказ воды по мере необходимости;

заказ канцелярии по мере необходимости;

осуществление подписки на периодические издания.

3.5. Добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения директора Компании, использовать все рабочее время для производительного труда;

3.6. Качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

3.7. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

3.8. Эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

3.9. Соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

3.10. Постоянно повышать свой профессиональный уровень и квалификацию для эффективного исполнения должностных обязанностей.

4. ПРАВА

Офис-менеджер имеет право:

4.1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, а также проектами решений руководства Компании, касающимися его деятельности;

4.2. Получать от руководителя, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

4.3. вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.4. требовать от руководства Компании оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией офис-менеджер несет ответственность в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Казахстан.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения ответственность наступает в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Казахстан.

С должностной инструкцией ознакомлен (а) _______________ _________________

(подпись) (Ф.И.О.)

«___» ____________ 20____ г.

...

Скачать документ:

Должностная инструкция офис-менеджера.docx